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企業管理IT軟件外包的七大秘訣
來源(yuan)： 發布時(shi)間：2020年05月29日
1.控制溝通交流
如果在合同中客戶方未被指定的某位人士，在實施項目的最開始給服務供應商發布信息申明已經授權指定一位職員，其可以代表該客戶發言。IT外包服務公司很機智，如果他們希望改變某種方式或者通過某份文件，他們將找到看上去最合適的簽署對象。通過指定一位發言人，“當級別較低的人被供應商接觸并要求去批準一項流程手冊時，你可以避免影響到合同那些無意但是無益的變化，例如終止改變各方的義務。書面申明誰將代表和約束客戶，這樣表達會更為清楚，其也可以建立良好的關系并避免誤解。”
指定(ding)(ding)客戶代表能使IT企業(ye)更佳掌控信(xin)(xin)息傳遞，更遵循合(he)同，并且避免因為溝(gou)通(tong)或(huo)者信(xin)(xin)息缺乏而(er)(er)導致的模(mo)糊(hu)性和不確定(ding)(ding)性。當糾紛(fen)產生的時候(hou)，僅僅需(xu)要審核一個人(ren)法(fa)律(lv)相(xiang)關的溝(gou)通(tong)電(dian)子郵件(jian)，而(er)(er)不需(xu)去看所有相(xiang)關人(ren)員的電(dian)子郵件(jian)。
2.要求供應商記(ji)錄需求和投訴
在許多外包場景(jing)中，客戶唯一的(de)(de)義(yi)(yi)務(wu)是付(fu)款。但IT并不(bu)(bu)是這(zhe)樣(yang)，服務(wu)交(jiao)付(fu)和交(jiao)互也需(xu)要(yao)客戶的(de)(de)貢獻或(huo)者合作。客戶往(wang)往(wang)會有義(yi)(yi)務(wu)，如果客戶不(bu)(bu)執行這(zhe)些義(yi)(yi)務(wu)，其(qi)可能會作為今后績效不(bu)(bu)佳的(de)(de)借口。
無論如何，當IT外包供(gong)應商對客戶(hu)有需求，或者將(jiang)客戶(hu)績(ji)效不佳作為其未盡義務的借口時，強制供(gong)應商將(jiang)該事件記錄(lu)下來并保(bao)存所有的問題日(ri)志就(jiu)變得非(fei)常重要了。
對(dui)合同所(suo)規(gui)范(fan)的相關事項需(xu)要(yao)日(ri)志記(ji)錄顯示需(xu)求和響應。
3.盡早闡明相關術(shu)語條(tiao)款
盡(jin)量(liang)清晰、完整且(qie)精確地(di)書面(mian)記錄(lu)項目的交互是非(fei)常重要(yao)的。當合同(tong)里沒有清晰著墨指定的項目或者情形下，客戶(hu)需要(yao)盡(jin)早做書面(mian)申(shen)明。“這(zhe)是達成協議的好(hao)時機，因為合同(tong)各方在這(zhe)時均傾向于(yu)積極合作。
如果更細化項目(mu)的細節不能在協議主體中明確標示，則需要(yao)書(shu)面記錄摘要(yao)，明確各方的職責，并且(qie)在開工之前每(mei)個人都需簽(qian)署(shu)確認。如果有書(shu)面的申(shen)明記錄，也就意味著類似(si)的外包關系場景(jing)變得更佳(jia)。
4.即刻發(fa)出違約通知
很(hen)多面(mian)臨(lin)外(wai)包關系(xi)困(kun)境的(de)(de)(de)(de)客戶，但是并沒有(you)(you)任何記錄標明(ming)這(zhe)(zhe)種情形(xing)，客戶們大多認為給(gei)供應(ying)商發(fa)(fa)(fa)出(chu)違(wei)約(yue)通(tong)知(zhi)(zhi)可能(neng)會造成緊張或(huo)相持的(de)(de)(de)(de)不(bu)良局面(mian)。這(zhe)(zhe)其實是不(bu)對的(de)(de)(de)(de)。客戶應(ying)該在(zai)第一(yi)次(ci)發(fa)(fa)(fa)生狀況的(de)(de)(de)(de)時候就發(fa)(fa)(fa)出(chu)書面(mian)違(wei)約(yue)通(tong)知(zhi)(zhi)或(huo)者失敗通(tong)知(zhi)(zhi)，之后每(mei)發(fa)(fa)(fa)生一(yi)次(ci)都需(xu)(xu)重新(xin)發(fa)(fa)(fa)送。“每(mei)個公司都需(xu)(xu)要如(ru)此規范化(hua)地實踐。做(zuo)這(zhe)(zhe)件(jian)事不(bu)能(neng)以激化(hua)矛(mao)盾(dun)的(de)(de)(de)(de)態度來(lai)處(chu)理，得有(you)(you)理有(you)(you)據(ju)有(you)(you)禮貌(mao)。“如(ru)果你能(neng)建立這(zhe)(zhe)種模式，尤其是能(neng)夠(gou)對某人(ren)以一(yi)種適宜的(de)(de)(de)(de)態度去發(fa)(fa)(fa)送清晰但有(you)(you)用的(de)(de)(de)(de)通(tong)知(zhi)(zhi)，你將創造一(yi)個更好的(de)(de)(de)(de)局面(mian)。”
如果所有(you)的(de)(de)客戶員工應該接受指(zhi)(zhi)導，當他(ta)們認為服(fu)務供應商可(ke)(ke)能(neng)違(wei)(wei)(wei)約(yue)需要進行互動溝通的(de)(de)時候，他(ta)們必(bi)須告知指(zhi)(zhi)定的(de)(de)客戶代(dai)表(biao)。指(zhi)(zhi)定的(de)(de)代(dai)表(biao)可(ke)(ke)以和法(fa)務確認后決定是否(fou)發出(chu)違(wei)(wei)(wei)約(yue)通知。沒有(you)書面(mian)記錄，IT企業可(ke)(ke)能(neng)喪失終(zhong)止該合約(yue)的(de)(de)權利。“法(fa)官、陪審(shen)團(tuan)和仲裁(cai)員可(ke)(ke)能(neng)得出(chu)這樣的(de)(de)結論，如果發生違(wei)(wei)(wei)約(yue)的(de)(de)情況不(bu)(bu)算過(guo)于(yu)嚴重，不(bu)(bu)必(bi)攥寫(xie)一個書面(mian)需求，那么可(ke)(ke)導致終(zhong)止合約(yue)的(de)(de)特定違(wei)(wei)(wei)約(yue)項則(ze)不(bu)(bu)應晚于(yu)其被展開獨立評估(gu)之時被界定，亦不(bu)(bu)能(neng)晚于(yu)協(xie)同其他(ta)違(wei)(wei)(wei)約(yue)責任被評估(gu)之時被界定。”
5.不(bu)要親自做(zuo)供應商的分(fen)內工作
當一個(ge)項目步履蹣跚時，例如供(gong)應商(shang)有點(dian)掉線，或(huo)者系(xi)統績效不(bu)佳的(de)情形下，客戶(hu)可(ke)能(neng)(neng)傾向于自(zi)己先去把工作完成了。無論怎樣(yang)，如果客戶(hu)沒(mei)有書面警告服務供(gong)應商(shang)就開(kai)始那(nei)樣(yang)做，并且核(he)算費用的(de)話，很有可(ke)能(neng)(neng)會(hui)令其(qi)賬(zhang)款問題陷(xian)入(ru)僵局。
在發出違(wei)約通(tong)知后，并給服務供應(ying)(ying)商機會(hui)去彌補(bu)過(guo)失之(zhi)前(qian)，IT管(guan)理層不(bu)應(ying)(ying)該派(pai)遣員工(gong)去實施本應(ying)(ying)由供應(ying)(ying)商來完成的(de)(de)(de)工(gong)作。“這(zhe)才公平，公平也正(zheng)是訴訟解決方案場景里最重(zhong)要的(de)(de)(de)部(bu)分。通(tong)知應(ying)(ying)該申明如果(guo)供應(ying)(ying)商不(bu)能夠在既定(ding)時(shi)期(qi)內改(gai)善績(ji)效，客戶將就此問題采取逐步行動，將向供應(ying)(ying)商收費或者減少對(dui)供應(ying)(ying)商的(de)(de)(de)支(zhi)(zhi)出來挽回(hui)成本損失。同時(shi)如果(guo)產生(sheng)訴訟還需提供預(yu)估的(de)(de)(de)成本金額(e)來支(zhi)(zhi)持可(ke)能的(de)(de)(de)案件報銷。
6.尋求雙贏
很多案例中(zhong)，IT服務供應商(shang)在某(mou)(mou)項(xiang)違約(yue)中(zhong)某(mou)(mou)種程(cheng)度上傾向于(yu)(yu)沖銷一(yi)個(ge)信(xin)(xin)用度，這給關(guan)系經(jing)理提供了一(yi)個(ge)未來(lai)的豁(huo)免機會。他們(men)可(ke)能(neng)希望用一(yi)個(ge)績效信(xin)(xin)用可(ke)以沖銷未來(lai)某(mou)(mou)個(ge)關(guan)鍵時間點(dian)更大的可(ke)能(neng)過失，或者某(mou)(mou)違約(yue)可(ke)以進行追述根(gen)源分析，來(lai)描述表明問(wen)題已經(jing)被解(jie)決。這種方(fang)法“增加了成功產出的變化性，同時也能(neng)基于(yu)(yu)信(xin)(xin)任和相互理解(jie)的基礎(chu)上建立關(guan)系。”Peterson這樣說道。
7.盡早并(bing)經(jing)常和法務溝通
如果已有不明確的地方，那么需要起草一份清晰的書面記錄，這可以有效保護IT公司在合同中的權利，并且“律師總能去發現證據并指導如何在法官或者評審團面前展示相應的文件。”IT軟件外包公司表示：“他們能非常有效地去創造證據，來助力調解或者訴訟。”
律(lv)師們(men)能(neng)夠發現(xian)在合(he)同(tong)中表(biao)面看(kan)起(qi)來(lai)并不明顯的權利，并且幫助(zhu)客戶解(jie)決問(wen)題。當(dang)某合(he)同(tong)可能(neng)具有(you)潛在的違約訴(su)訟，例如供應(ying)商(shang)要求(qiu)一些合(he)同(tong)規(gui)定工作之外(wai)的費用(yong)，或者(zhe)修改主體協議的時候，找一位律(lv)師來(lai)幫助(zhu)就非(fei)常有(you)意義(yi)了。
如果在合同中客戶方未被指定的某位人士，在實施項目的最開始給服務供應商發布信息申明已經授權指定一位職員，其可以代表該客戶發言。IT外包服務公司很機智，如果他們希望改變某種方式或者通過某份文件，他們將找到看上去最合適的簽署對象。通過指定一位發言人，“當級別較低的人被供應商接觸并要求去批準一項流程手冊時，你可以避免影響到合同那些無意但是無益的變化，例如終止改變各方的義務。書面申明誰將代表和約束客戶，這樣表達會更為清楚，其也可以建立良好的關系并避免誤解。”
指定(ding)(ding)客戶代表能使IT企業(ye)更佳掌控信(xin)(xin)息傳遞，更遵循合(he)同，并且避免因為溝(gou)通(tong)或(huo)者信(xin)(xin)息缺乏而(er)(er)導致的模(mo)糊(hu)性和不確定(ding)(ding)性。當糾紛(fen)產生的時候(hou)，僅僅需(xu)要審核一個人(ren)法(fa)律(lv)相(xiang)關的溝(gou)通(tong)電(dian)子郵件(jian)，而(er)(er)不需(xu)去看所有相(xiang)關人(ren)員的電(dian)子郵件(jian)。
2.要求供應商記(ji)錄需求和投訴
在許多外包場景(jing)中，客戶唯一的(de)(de)義(yi)(yi)務(wu)是付(fu)款。但IT并不(bu)(bu)是這(zhe)樣(yang)，服務(wu)交(jiao)付(fu)和交(jiao)互也需(xu)要(yao)客戶的(de)(de)貢獻或(huo)者合作。客戶往(wang)往(wang)會有義(yi)(yi)務(wu)，如果客戶不(bu)(bu)執行這(zhe)些義(yi)(yi)務(wu)，其(qi)可能會作為今后績效不(bu)(bu)佳的(de)(de)借口。
無論如何，當IT外包供(gong)應商對客戶(hu)有需求，或者將(jiang)客戶(hu)績(ji)效不佳作為其未盡義務的借口時，強制供(gong)應商將(jiang)該事件記錄(lu)下來并保(bao)存所有的問題日(ri)志就(jiu)變得非(fei)常重要了。
對(dui)合同所(suo)規(gui)范(fan)的相關事項需(xu)要(yao)日(ri)志記(ji)錄顯示需(xu)求和響應。
3.盡早闡明相關術(shu)語條(tiao)款
盡(jin)量(liang)清晰、完整且(qie)精確地(di)書面(mian)記錄(lu)項目的交互是非(fei)常重要(yao)的。當合同(tong)里沒有清晰著墨指定的項目或者情形下，客戶(hu)需要(yao)盡(jin)早做書面(mian)申(shen)明。“這(zhe)是達成協議的好(hao)時機，因為合同(tong)各方在這(zhe)時均傾向于(yu)積極合作。
如果更細化項目(mu)的細節不能在協議主體中明確標示，則需要(yao)書(shu)面記錄摘要(yao)，明確各方的職責，并且(qie)在開工之前每(mei)個人都需簽(qian)署(shu)確認。如果有書(shu)面的申(shen)明記錄，也就意味著類似(si)的外包關系場景(jing)變得更佳(jia)。
4.即刻發(fa)出違約通知
很(hen)多面(mian)臨(lin)外(wai)包關系(xi)困(kun)境的(de)(de)(de)(de)客戶，但是并沒有(you)(you)任何記錄標明(ming)這(zhe)(zhe)種情形(xing)，客戶們大多認為給(gei)供應(ying)商發(fa)(fa)(fa)出(chu)違(wei)約(yue)通(tong)知(zhi)(zhi)可能(neng)會造成緊張或(huo)相持的(de)(de)(de)(de)不(bu)良局面(mian)。這(zhe)(zhe)其實是不(bu)對的(de)(de)(de)(de)。客戶應(ying)該在(zai)第一(yi)次(ci)發(fa)(fa)(fa)生狀況的(de)(de)(de)(de)時候就發(fa)(fa)(fa)出(chu)書面(mian)違(wei)約(yue)通(tong)知(zhi)(zhi)或(huo)者失敗通(tong)知(zhi)(zhi)，之后每(mei)發(fa)(fa)(fa)生一(yi)次(ci)都需(xu)(xu)重新(xin)發(fa)(fa)(fa)送。“每(mei)個公司都需(xu)(xu)要如(ru)此規范化(hua)地實踐。做(zuo)這(zhe)(zhe)件(jian)事不(bu)能(neng)以激化(hua)矛(mao)盾(dun)的(de)(de)(de)(de)態度來(lai)處(chu)理，得有(you)(you)理有(you)(you)據(ju)有(you)(you)禮貌(mao)。“如(ru)果你能(neng)建立這(zhe)(zhe)種模式，尤其是能(neng)夠(gou)對某人(ren)以一(yi)種適宜的(de)(de)(de)(de)態度去發(fa)(fa)(fa)送清晰但有(you)(you)用的(de)(de)(de)(de)通(tong)知(zhi)(zhi)，你將創造一(yi)個更好的(de)(de)(de)(de)局面(mian)。”
如果所有(you)的(de)(de)客戶員工應該接受指(zhi)(zhi)導，當他(ta)們認為服(fu)務供應商可(ke)(ke)能(neng)違(wei)(wei)(wei)約(yue)需要進行互動溝通的(de)(de)時候，他(ta)們必(bi)須告知指(zhi)(zhi)定的(de)(de)客戶代(dai)表(biao)。指(zhi)(zhi)定的(de)(de)代(dai)表(biao)可(ke)(ke)以和法(fa)務確認后決定是否(fou)發出(chu)違(wei)(wei)(wei)約(yue)通知。沒有(you)書面(mian)記錄，IT企業可(ke)(ke)能(neng)喪失終(zhong)止該合約(yue)的(de)(de)權利。“法(fa)官、陪審(shen)團(tuan)和仲裁(cai)員可(ke)(ke)能(neng)得出(chu)這樣的(de)(de)結論，如果發生違(wei)(wei)(wei)約(yue)的(de)(de)情況不(bu)(bu)算過(guo)于(yu)嚴重，不(bu)(bu)必(bi)攥寫(xie)一個書面(mian)需求，那么可(ke)(ke)導致終(zhong)止合約(yue)的(de)(de)特定違(wei)(wei)(wei)約(yue)項則(ze)不(bu)(bu)應晚于(yu)其被展開獨立評估(gu)之時被界定，亦不(bu)(bu)能(neng)晚于(yu)協(xie)同其他(ta)違(wei)(wei)(wei)約(yue)責任被評估(gu)之時被界定。”
5.不(bu)要親自做(zuo)供應商的分(fen)內工作
當一個(ge)項目步履蹣跚時，例如供(gong)應商(shang)有點(dian)掉線，或(huo)者系(xi)統績效不(bu)佳的(de)情形下，客戶(hu)可(ke)能(neng)(neng)傾向于自(zi)己先去把工作完成了。無論怎樣(yang)，如果客戶(hu)沒(mei)有書面警告服務供(gong)應商(shang)就開(kai)始那(nei)樣(yang)做，并且核(he)算費用的(de)話，很有可(ke)能(neng)(neng)會(hui)令其(qi)賬(zhang)款問題陷(xian)入(ru)僵局。
在發出違(wei)約通(tong)知后，并給服務供應(ying)(ying)商機會(hui)去彌補(bu)過(guo)失之(zhi)前(qian)，IT管(guan)理層不(bu)應(ying)(ying)該派(pai)遣員工(gong)去實施本應(ying)(ying)由供應(ying)(ying)商來完成的(de)(de)(de)工(gong)作。“這(zhe)才公平，公平也正(zheng)是訴訟解決方案場景里最重(zhong)要的(de)(de)(de)部(bu)分。通(tong)知應(ying)(ying)該申明如果(guo)供應(ying)(ying)商不(bu)能夠在既定(ding)時(shi)期(qi)內改(gai)善績(ji)效，客戶將就此問題采取逐步行動，將向供應(ying)(ying)商收費或者減少對(dui)供應(ying)(ying)商的(de)(de)(de)支(zhi)(zhi)出來挽回(hui)成本損失。同時(shi)如果(guo)產生(sheng)訴訟還需提供預(yu)估的(de)(de)(de)成本金額(e)來支(zhi)(zhi)持可(ke)能的(de)(de)(de)案件報銷。
6.尋求雙贏
很多案例中(zhong)，IT服務供應商(shang)在某(mou)(mou)項(xiang)違約(yue)中(zhong)某(mou)(mou)種程(cheng)度上傾向于(yu)(yu)沖銷一(yi)個(ge)信(xin)(xin)用度，這給關(guan)系經(jing)理提供了一(yi)個(ge)未來(lai)的豁(huo)免機會。他們(men)可(ke)能(neng)希望用一(yi)個(ge)績效信(xin)(xin)用可(ke)以沖銷未來(lai)某(mou)(mou)個(ge)關(guan)鍵時間點(dian)更大的可(ke)能(neng)過失，或者某(mou)(mou)違約(yue)可(ke)以進行追述根(gen)源分析，來(lai)描述表明問(wen)題已經(jing)被解(jie)決。這種方(fang)法“增加了成功產出的變化性，同時也能(neng)基于(yu)(yu)信(xin)(xin)任和相互理解(jie)的基礎(chu)上建立關(guan)系。”Peterson這樣說道。
7.盡早并(bing)經(jing)常和法務溝通
如果已有不明確的地方，那么需要起草一份清晰的書面記錄，這可以有效保護IT公司在合同中的權利，并且“律師總能去發現證據并指導如何在法官或者評審團面前展示相應的文件。”IT軟件外包公司表示：“他們能非常有效地去創造證據，來助力調解或者訴訟。”
律(lv)師們(men)能(neng)夠發現(xian)在合(he)同(tong)中表(biao)面看(kan)起(qi)來(lai)并不明顯的權利，并且幫助(zhu)客戶解(jie)決問(wen)題。當(dang)某合(he)同(tong)可能(neng)具有(you)潛在的違約訴(su)訟，例如供應(ying)商(shang)要求(qiu)一些合(he)同(tong)規(gui)定工作之外(wai)的費用(yong)，或者(zhe)修改主體協議的時候，找一位律(lv)師來(lai)幫助(zhu)就非(fei)常有(you)意義(yi)了。
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